Rady pre efektívnejšiu prácu: Naklonovať sa nevieš, ale zdvojnásobiť svoj výkon možno áno

Nech je to kolega, iná firma, produkt, outsourcing, alebo automatizácia. V konkurencii si minimálne so sebou a už to je dôvod na to, aby si bol každý deň lepší, ako včera.

Nemal by si pracovať len maximálne tvrdo, ale aj čo najviac efektívne. Môžeš sa pretrhnúť, ale niekto, kto sa na rozdiel od teba bude zlepšovať a využívať múdrejšie nástroje a postupy, ťa predbehne. Dnes to môže znamenať len krok vpred pre konkurenciu, v horizonte rokov to môže byť rozdiel tisíce eur vo výplate, pozícii v práci a spokojnosť v živote. Možno dnes neefektívnou prácou ohrozuješ šancu na prežitie tvojho projektu alebo udržanie si svojej pozície.

Nebuď blbec. Peši sa na mars nedostaneš. Ak chceš dosiahnuť veľké veci, musíš používať správne nástroje a postupy. Nižšie spomenuté sú len absolútne základy.

Niektoré veci sa ti môžu zdať úplne “basic”, ale bol som zhrozený, koľko ľudí ich neovláda. Možno sú nástroje špecifické pre mňa a moje potreby, zober si čo chceš a uznáš za vhodné.

Klávesové skratky

Klávesové skratky existujú pre tie najčastejšie operácie pre bežné kancelárske aktivity. Keďže tieto operácie robíš frekventovane, skratky ti dokážu aj v rámci jedného pracovného dňa ušetriť množstvo času a kognitívnej energie. Zoberme si napríklad otvorenie nového okna v prehliadači (ctrl+T). Kombináciou kláves ti to trvá 0.2 sekundy, posunutím myšky na ikonku (+) s rovnakou funkcionalitou v prehliadači asi niečo jemne cez sekundu. Rozdiel 1s, plus možno musíš pravú ruku meniť z režimu písania na ukazovanie cez myš, alebo touchpad notebooku. Denne takto možno otvorím 20 okien. Ušetrím si 20 sekúnd. Ročne to sú ale 2 hodiny ušetreného času. Na jednej klávesovej skratke. Vynásob čas dvadsiatimi skratkami, zrazu máš takmer dva dni v roku navyše.

(“cmd” je na mac-och ako “ctrl” na Windows zariadeniach, “option” je “alt”, zameň podľa svojho zariadenia.)

ctrl + c, ctrl + v

Danko.

ctrl + z

Späť. Funguje v takmer v každej aplikácii. Spravíš blbosť, niečo čo si nechcel? Ctrl+Z.

ctrl + t

V prehliadačoch (súborových, aj webových), otvára novy tab.

ctrl + w

Zatvoríš okno.

win+L / cmd+option+eject

Odhlásiš sa z macu, počítaču. Keď odchádzaš od stola, rýchlo zamkneš svoj mac.

ctrl + f

Na weboch, v textových súboroch, jednoducho hladanie.

ctrl + a

Označíš všetko.

(SCREENSHOTY — len macOS v tejto forme)

cmd+shift+3 — screenshot celého monitora

cmd+shift+4 — screenshot, s výberom špecifického miesta na obrazovke

cmd+ctrl+shift+4 — výber špecifického miesta na vytvorenie screenshotu, ale uloží sa ti do pamäte. Nevytvorí sa ti súbor na ploche, ale napríklad do prezentácie alebo word dokumentu cez ctrl+v vložíš priamo to, čo si odscreenshotoval.

cmd+shift+5 — nahrávaš video svojej obrazovky. Túto skratku som sa naučil len nedávno. Vďaka Matúš.

Na Windows 10 spravíš screenshot celej obrazovky klávesovou skratkou win+shift+s. Alt+PrtScrn, spraví screenshot aktívneho okna. win+G točíš video.Vďaka Filip za potvrdenie skratiek na Windowse a doplnenie týchto.

Aplikácie & nástroje

Wunderlist / To-do list

Wunderlist kúpil Microsoft a ďalej sa o túto appku nestarajú. Nedokáže nič extra, je to jednoduchý To-do list. Robí presne to, čo potrebujem a využívam ho hlavne kvôli mailom. Môj systém práce s mailami opisujem nižšie, pochopíš, prečo využívam Wunderlist. Pravdepodobne je jedno, aký to-do list využívaš, hlavne nech je čo najjednoduchší, synchronizuje sa medzi zariadeniami a môžeš ho prepojiť s ostatnými aplikáciami, s ktorými pracuješ.

Spark / Email app

Free, jednoduchý emailový klient na Mac a iOS. Funguje v ňom bezproblémovo vyhľadávanie, čo mi chýbalo na klasickom mailovom kliente na macu, ale aj v mojom predchádzajúcom obľúbenom mailovom klientovi Airmail. Na mobile osobne využívam Outlook — zatiaľ ma nenaštval a nemal som dôvod ho zmeniť. Používal som aj natívnu appku v iOS, aj gmail, skončil som pri outlooku. [link]

Ako jednoduchú a free alternatívu na windows zariadenia som dostal odporúčanie na emclient.

LastPass / Manažment hesiel

Nemaj rovnaké heslá do rôznych služieb. Ideálne vytváraj heslá s malými, veľkými písmenami, číslami a rôznymi špeciálnymi znakmi. Kto si to má všetko pamätať? Nikto. Ulož si ich do LastPass. Rovnako ako loginy do rôznych služieb. Vždy ich máš po ruke. [link]

Skontroluj, či tvoje heslo je dostupné v nejakej databáze, ktorá unikla z niektorých služieb. Tu zadaj svoj mail: https://haveibeenpwned.com/ a zistíš, či niekto teoreticky pozná tvoje heslo a má prístup k tvojim účtom.

Keynote / Prezentácie

Ak máš mac, nerob prezentácie v Powerpointe ani v Prezi. Keynote for the win. Ak sa pohráš a naučíš s ním pracovať, budeš vedieť skvelo zapracovať videá a animácie. Problémom môže byť, že tvoje prezentácie budú mať niekedy 1GB+. Ale budú fakt cool a v dnešnej dobe 1GB prezentácia už nie je extra problém.

Google Docs / Dokumenty, kolaborácia

Ak tvoríš textové dokumenty a tabuľky so šancou, že ich budeš posielať niekomu na spätnú väzbu, alebo by sa vám hodilo, ak by ste spolupracovali na jednom dokumente viacerí, použi Google Docs. Už aj Office ponúka podobné funkcionality, ale Google Docs sú zdarma a intuitívnejšie. [link]

Magnet / Manažment okien

Aplikácia, ktorá ti umožní vytvoriť skratky na prácu s oknami. Napríklad skratky, ktoré ti umožnia za 2 sekundy umiestniť vedľa seba dve okná na fullscreen, alebo 4, každé do jedného rohu tvojho monitora. [link]

Dropbox + screenshoty / Zdieľanie súborov

Online úložisko, synchronizuj svoje súbory medzi zariadeniami, tvojím počítačom a cloud úložiskom, posielaj odkazy na súbory jednoducho a rýchlo.

Ak spravíš screenshot, dropbox ti ho uloží do priečinku screenshots a do ctrl+v ti nakopíruje priamo odkaz na tento screenshot.

Súbory z tvojho hard-disku vieš zdieľať dvoma kliknutiami. Súbor uložíš do Dropbox priečinku, klikneš pravým, skopíruješ odkaz a môžeš rovno poslať v správe, alebo mailom. Takto dokážeš poslať odkaz na súbor ihneď, zatiaľ čo sa v pozadí uploaduje. Do momentu, kým osoba otvorí tvoj mail, už bude súbor pravdepodobne online a prístupný. [link]

Slack / Komunikácia

Ak vo firme používate primárne email na komunikáciu, tak ťa lutujem. Slack môžeš využiť na komunikáciu v rámci tvojho tímu alebo trebárs školského projektu. Je zdarma, až kým nebudete posielať desiatky tisíc správ a plno súborov. Potom bude tiež zdarma, len ťa bude štvať natoľko, že si vyhradíš budget na platenú verziu. [link]

Appear.in / Online (video)hovory

Čisto online služba, nič netreba inštalovať, podobná ako Skype, ktorý dobre poznáš, len na rozdiel od neho funguje. Jednoducho vytvoríš miestnosť, pošleš odkaz, pripoja sa a už ste v skupinovom video hovore. Jednoducho zdielaš obrazovku, krásne. Odkedy som objavil appear.in, skype som nezapol. [link]

Excel / allmighty nástroj

Ak robíš tabuľky, v ktorých pracuješ s číslami a nevyužívaš excel, a v exceli jeho funkcionality a základné vzorce, tak je to podobné, ako keby si do práce jazdil s autom, ale miesto šoférovania by si ho tlačil.

Základné operácie sa naučíte jednoducho aj s manuálom priamo od Microsoftu v slovenčine: https://templates.office.com/sk-SK/Kurz-o-vzorcoch-TM16400656

začni zľahka, plus/minus/delenie — tieto operácie sa ľuďom zdajú jednoduché a zbytočné na vzorcovanie, lebo si ich vypočítajú jednoducho. Ak budeš mať viac riadkov a stĺpcov, jedno číslo musíš zmeniť, musel by si prepočítavať celú tabuľku. Ak to máš zavzorcované, prepočíta sa automaticky.

Investuj pár hodín do štúdia fungovania excelu, vráti sa ti to niekoľkonásobne.

Excel je mocný. V začiatkoch refresheru som v exceli “naprogramoval” odmeňovací systém pre autorov, ktorý prepočítaval mesačnú odmenu autora a odmenu daného článku dynamicky na základe náročnosti a čítanosti článku. Jediné, čo autor musel spraviť je vložiť odkaz na článok a vybrať druh článku. Takto sme fungovali dva roky, ušetril som mesiace práce developerom, čo boli tisíce eúr pre firmu, len vďaka tomu, že som poznal základné vzorce v exceli, vedel som googliť a použil som Google Sheets (online verzia excelu od googlu).

Prístupy ku práci, ktoré si ľahko prisvojíš

Čo, kedy a ako pracuješ, vplýva na tvoje výsledky. Tu je mojich základných princípov, ktorých sa držím pri práci. Zober si z nich to, čo uznáš za vhodné.

Kreativita: Ak chcem byť kreatívny, vyhradím si čas

Všetci sme iný. Ja na kreativitu prevažne potrebujem pokoj, samotu a schopnosť sústrediť sa na jednu vec bez rušenia. Keď potrebujem tvoriť, vyhradzujem si na to čas. Prichádzam skôr do práce, ostávam dlhšie, alebo si nájdem nerušený čas cez víkend. Vypnem si notifikácie, maily, nechodím na facebook. Prinútim sa sústrediť na problém. Najbližšie, keď budeš musieť niečo tvoriť, alebo riešiť nejaký problém, vyhraď si na to čas a prispôsob svoje prostredie tak, aby ti to vyhovovalo.

Operations: Reactive & To-do

Ak som v práci a som obklopený ľuďmi, pracujem v tvz. prevádzkovom režime, narozdiel od vyššie spomenutého kreatívneho. V rámci prevádzkového režimu mám dva módy. Jeden je reaktívny, kde prerušenia, požiadavky vítam, hneď ich riešim, alebo zbieram viac informácií a odkladám si veci do to-do listu. Toto je najlepší čas za mnou prísť — čo ale nikto nedokáže odhadnúť, preto sa sem-tam spýtam jednotlivcov alebo skupiny, či niečo odo mňa nepotrebujú, alebo nechcú prebrať. Toto nie je čas na riešenie veľkých problémov alebo náročných 1on1 diskusií, takže ak prídu také požiadavky, odkladám ich. Druhý mód je, keď vyškrtávam zo svojho zoznamu úlohy, ktoré som si zapísal. Vtedy idem po poradí, keďže ich mám zoradené podľa priorít (a využívam Wunderlist).

Monitor: keď na veľkosti naozaj záleží

Ak pracuješ prevažne na notebooku, ale na jednom mieste, tak ak sa dá, pracuj na väčšom monitore. Ak by si ho chcel, vypýtaj si ho v práci. Väčšina zamestnávateľov s tým pravdepodobne nebude mať problém, ak to zvýši tvoju efektivitu. Nech pracuješ s textom, obrázkami, číslami, vždy budeš efektívnejší. Ak si zvyknutý na svoj notebook, prvý týždeň možno bude náročný. Keď si bol malý, peši sa ti chodilo lepšie a pri prvých jazdách na bicykli si možno aj spadol, ale keď si sa naučil bicyklovať, prekonal si väčšie vzdialenosti a rýchlejšie, ako kamaráti, čo sa ešte bicyklovať nenaučili.

Mail — ako s ním rozumne narábať

Každý z nás dostáva v práci asi viac mailov, než by chcel. Niečo vieš delegovať, ale nie všetko. Aj napriek snahe dostávam desiatky mailov denne (mimo spamu a notifikácií), s ktorými musím pracovať. Tu sú moje postupy, ktoré môžeš začať aplikovať aj pri malom množstve.

Zero inbox

Keď otvorím mailového klienta, triedim, riešim a organizujem, až kým nemám 0 neprečítaných mailov.

2min pravidlo

Ak vieš odpísať, vyriešiť záležitosť do dvoch minút, sprav to ihneď.

Maily, keď chcem ja

Mailového klienta nemám otvoreného počas dňa. Otváram ho periodicky, prevažne len niekoľko minút. Skontrolujem, upracem, zatvorím. Nenechaj sa rušiť celý deň, definuj si čas, kedy sa na maily budeš pozerať podľa svojho uváženia. Musí to byť dostatočne často, aby si spĺňal tvojou prácou na teba kladené požiadavky, ale nemal by si byť rušený v každom momente, keď dostaneš novú správu.

Export mailov do to-do

Všetky svoje princípy práce by som nevedel dodržať, ak by som nerobili toto. Vo svojom mailovom klientovi mám nainštalované rozšírenie, v ktorom môžem kliknúť na mail a zaradiť si ho do zoznamu vo wunderliste. Vo wunderliste si zas vytváram zoznam taskov, ktoré musím spraviť a zoradím podľa priority manuálne. V detailoch taskov vidím preklik na mail, ktorý mi otvorí mailového klienta a môžem odpísať, alebo vyriešiť túto záležitosť v čase a mieste, v ktorom mi to vyhovuje. Toto dokážeš aj s inými To-do listami, záleží od tvojho mailového klienta. Možno má nejaký integrovaný to-do list, nevýhodou môže byť to, že budeš musieť mať maily zapnuté takmer stále.

Nepoužívam mail na mobile

Dal som si pravidlo, že na mobile neotváram mail. Len v prípade, ak som viac ako 24 hodín bez prístupu ku počítaču a potrebujem skontrolovať. Ak viem, že od rána do 4pm budem mimo kancelárie, ale viem, že budem pri počítači v ten deň na večer, tak počkám. V 99% prípadoch s danými záležitosťami aj tak nič neviem robiť z mobilu a osamote a len ma stresujú. Ak je niečo extra dôležité a kritické, prevažne zazvoní telefón.

Staraj sa o seba

Jedz to a tak, aby si sa cítil dobre z dlhodobého hľadiska. Nechoď do extrémov s dietami. Drogy s rozumom, alkohol príležitostne. Staraj sa o svoje telo — cvič, hýb sa, niekoľkokrát do týždňa. Dopraj si poriadny spánok. K tejto veci sa možno vrátim v ďalšom blogu. Mentálne zdravie je rovnako dôležité ako to fyzické.

Čo má spoločných takmer všetkých 140+ ultra úspešných ľudí vo svojom obore, ktorých vyspovedal Tim Ferris? Meditujú, alebo majú určité rutiny a cvičenia, ktoré im pomáhajú kontrolovať svoje myšlienky a emócie.

Ak pracuješ na sebe…

Pridaj sa do môjho zoznamu a keď niečo nové uverejním, dám ti vedieť mailom. Ak chceš poradiť, ako fungovať lepšie, alebo chceš vyriešiť špecifický problém u seba, alebo vo firme, kludne mi napíš.